Ett ledningssystem samlar in information från olika källor för att ge de ansvariga inom en organisation en korrekt bild av situation. Det kan därför jämföras med ”Situationsrummet” (the Situation Room) i Vita Huset, även om ett ledningssystem inte nödvändigtvis används för militära ändamål. Ett ledningssystem kan också sägas bestå av en organisations policy, mål och mätkriterier samt arbetet för att nå dessa mål. Systemets inriktning beror på vad det är för mål som ska uppnås, det finns därför miljöledningssystem för att minska en organisations miljöpåverkan, och kvalitetsledningssystem för att för att säkerställa och öka verksamhetens nytta hos kunder och intressenter. Eftersom olika system är inriktade på olika aspekter av en verksamhet är det vanligt att en organisation har flera olika ledningssystem, t.ex. ett kvalitetsledningssystem, ett ekonomiledningssystem och ett miljöledningssystem.

Internationella standarder
För att hjälpa organisationer att ta fram ledningssystem finns det internationella standarder, som innehåller riktlinjer för arbetet. Exempel på sådana standarder, utarbetade av International Organization for Standardization, är ISO 9000-serien för kvalitetsledning och ISO 14000 för miljöledning.

För ett framgångsrikt ledningssystem
För att bygga upp ett framgångsrikt ledningssystem bör man utgå från processer istället för från funktioner. Detta ställs som ett uttryckligt krav för standarden ISO 9001:2008, men inte för de andra ISO-serierna. Även om ett ledningssystem underlättar för en organisation, oavsett storlek, att uppnå vissa mål, leder det inte ensamt till framgång. Det egentliga ledningssystemet är framför allt individerna i organisationen, och den kompetens som dessa besitter. Men i systemet kan även organisationens lokaler, materiella resurser och beslutsvägar samt de val som människorna i organisationen gör sägas ingå. Det finns en ideal beskrivning av hur organisationen bör fungera, men avvikelser från denna sker hela tiden. Beskrivningen bör därför vara så realistisk, enkel och tydlig som möjligt.