För en del organisationer finns stora pengar att tjäna på att se över sin dokumenthantering, och, om man finner att behovet finns, byta dokumenthanteringssystem.
Innan vi fortsätter berätta om dokumenthanteringssystem bör vi nog förtydliga att dokumenthantering kan betyda två olika saker. Dels kan det syfta på de rutiner som en organisation har för hur dokument hanteras inom organisationen: hur de ska arkiveras, hur länge de ska arkiveras innan de förstörs m.m. Den digitala tekniken har gjort sådana här rutiner extra viktiga, framför allt när det gäller känsliga dokument och annan konfidentiell information. Det kan exempelvis hända att information finns kvar på kasserade hårddiskar, om dessa inte hanteras på rätt sätt.
Det finns även en annan typ av dokumenthantering, som också blivit allt vanligare i takt med de digitala dokumentens intåg. Här syftar termen på processer och system för att skapa dokument tillsammans. Vanligen används ett internetbaserat system där flera personer kan samarbeta och göra ändringar. En arbetsledare kan fördela roller inom gruppen, så att vissa exempelvis bara kan kommentera på dokumentet. Det går även att låsa dokumentet, så att bara en gruppmedlem i taget kan redigera det. För att kunna gå tillbaka sparas dokumentet i en ny version efter varje ändring, vilket gör att man enkelt kan ”spola tillbaka” till en tidigare version.